THE WORK BREAKDOWN STRUCTURE

PMBOK Area – Project Time Management :

1. Penentuan kegiatan

Mengidentifikasi kegiatan apa yang harus diselesaikan untuk menghasilkan project scope deriverables

2. Urutan kegiatan

Menentukan apakah kegiatan dapat diselesaikan secara berurutan atau secara paralel dan dependensi yang mungkin ada diantara mereka

3. Perkiraan aktifitas sumber daya

Mengidentifikasi jenis sumberdaya dan kuantitas sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas proyek

4. Perkiraan durasi kegiatan

Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aktivitas

5. Mengembangkan jadwal

Berdasarkan ketersediaan sumber daya, aktivitas dan urutannya, serta perkiraan waktu, jadwal untuk seluruh anggaran dapat dikembangkan

6. Kontrol jadwal

Memastikan bahwa proses dan prosedur telah sesuai untuk mengendalikan perubahan pada jadwal proyek

Work Breakdown Structure (WBS)

Dekomposisi logis dari pekerjaan yang harus dilakukan dan berfokus pada bagaimana pembagian produk, jasa, dan juga hasil. Merupakan garis besar pekerjaan apa saja yang harus dilakukan

Perbedaan antara deliverables dan milestones

Deliverables :

-          Merupakan bentuk berwujud

-          Kerja produk dapat diverifikasi

Milestones :

-          Merupakan suatu event atau pencapaian yang signifikan

-          Penerimaan dari deliverables atau tahap penyelesaian

-          Mengontrol kualitas dan mempertahankan fokus suatu tim

Teknik estimasi (traditional project management approach) :

1. Guesstimating

Teknik estimasi dengan menebak atau hanya mengira-ngira

2. Delphi technique

Melibatkan beberapa ahli dimana setiap ahli membuat perkiraannya masing-masing dan setelah itu perkiraan tersebut dibandingkan

3. Time boxing

Mengotakkan suatu waktu dan dialokasikan untuk kegiatan, tugas, atau deliverable tertentu

4. Top-down

Top dan middle manager menentukan jadwal dan anggaran proyek secara keseluruhan, dan lower manager membuat estimasi jadwal dan anggaran untuk setiap aktivitas (WBS)

5. Bottom-up

Jadwal dan anggaran proyek dibangun dari WBS, dimulai dari orang-orang yang akan melakukan suatu pekerjaan

6. Analogous estimates

Mirip dengan top-down approach, menggunakan informasi dari projek sebelumnya yang serupa sebagai dasar untuk membuat estimasi

7. Parametric modeling

Memperkirakan dengan menggunakan karakteristik projek dalam model matematika

Teknik estimasi (software engineering approach) :

1. Lines of Code (LOC)
2. Functions point
3. COCOMO
4. Heuristics

Akibat dari estimasi yang tidak akurat :

-          Ruang lingkup proyek dapat berubah

-          Tugas terabaikan

-          Komunikasi antara developer dan user tidak baik

-          Kurang memahami tujuan proyek

-          Tidak memiliki metodologi

-          Perubahan dalam tim

Faktor lain yang harus dipertimbangkan dalam estimasi :

-          Perhatikan dimana requirement dapat berubah

-          Pengalaman dan kemampuan tim proyek

-          Proses atau method yang digunakan dalam pengembangan

-          Aktifitas spesifik yang akan dijalankan

-          Bahasa pemrograman dan alat pengembangan yang akan digunakan

-          Jumlah kemungkinan bug atau cacat dan metode penghapusan

-          Lingkungan dan ergonimi dari ruang kerja

-          Tekanan jadwal yang ditempatkan pada tim

Cara meningkatkan estimasi :

-          Pengalaman (pelajari pengalaman yang sudah ada dan lakukan latihan)

-          Revisi

-          Pengawasan

-          Fokus pada deliverable

-          Pengendalian 

THE SCOPE MANAGEMENT PLAN

Proses yang mendukung project scope management :

1. Kumpulkan persyaratan

Mendefinisikan dan mendokumentasikan pelanggan, sponsor, atau kebutuhan stakeholder dan ekspektasi

2. Tentukan scope

Sebuah penjelasan rinci tentang produk, layanan, atau sistem informasi yang akan dirancang, dibangun dan diimplementasikan. Penjelasan rinci menjelaskan mengenai pekerjaan yang akan dan tidak akan menjadi bagian projek

3.      Membuat WBS (Work Breakdown Structure)

Dekomposisi atau membagi deliverable proyek utama menjadi komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola

4.      Verifikasi scope

Konfirmasi dan penerimaan formal yang menjelaskan bahwa scope dari suatu projek telah akurat, lengkap, dan mendukung MOV proyek

5.      Kendalikan scope

Memastikan kendali tetap berjalan untuk mengelola perubahan lingkup yang diajukan setelah ruang lingkup projek ditetapkan

Scope planning

Proses inisiasi untuk mulai mendefinisikan dan mendokumentasikan pekerjaan apa saja yang perlu dilakukan ataupun tidak perlu dilakukan untuk mencapai  MOV proyek

Tools :

-          Scope boundary

-          Scope statement

Project scope definition

Ruang lingkup suatu projek harus ditentukan lebih detail dalam suatu hal tertentu yang menjadi dasar untuk mengembangkan WBS (Work Breakdown Structure)

Tools :

-          Deliverable Definition Table

-          Deliverable Structure Chart

-          Context Level Data Flow Diagram

-          Use Case Diagram

SCOPE :

1. Project-oriented Deliverables

Mendukung proses manajemen proyek dan pengembangan IT yang didefinisikan di dalam Information Technology Project Methodology (ITPM)

Tools :

-       Deliverable Definition Table

-       Deliverable Structure Chart

2. Product-oriented Deliverables

Berdasarkan pada fitur khusus dan fungsi dari sistem aplikasi

Tools :

-       Context Level Data Flow Diagram

-       Use Case Diagram

Project scope verification :

-          MOV (apakah MOV projek telah ditentukan dengan jelas?)

-          Deliverables (apakah deriverables nyata dan dapat diverifikasi? Apakah mendukun MOV proyek?)

-          Quality standards

-          Milestones (Peristiwa penting yang menandai penerimaan deliverable)

-          Review and acceptance

Benefit of scope control :

-          Membuat manager dapat mengendalikan proyek

-          Memungkinkan tim proyek untuk tetap fokus dan tetap di jalur sesuai proyek

THE PROJECT TEAM

PMBOK Area – Project Human Resource Management :

-          Mengembangkan rencana sumber daya manusia

Membuat rencana managemen karyawan yang mengidentifikasikan tugas, tanggung jawab dan skill yang dibutuhkan dari setiap anggota dari tim

-          Membentuk tim projek

Memastikan tiap sumber daya manusia yang dipilih dapat bekerja di dalam tim

-          Mengembangkan tim projek

Proses untuk meningkatkan kompetensi dari tim projek, interaksi antar anggota dan keseluruhan lingkungan tim

-          Mengatur tim projek

Mengawasi kinerja tim, memberikan tanggapan, menyelesaikan masalah interpersonal, dan mengatur apabila ada perubahan perusahaan

Types of formal organization structures:

1. Functional organization

Advantages :

-             Meningkatkan fleksibilitas

-             Pengetahuan yang luas dan mendalam

-             Lebih sedikit duplikasi

Disadvantages :

-             Menentukan otoritas dan tanggung jawab

-             Response time yang lama

-             Integrasi tidak bagus

2. Project-based organization

Advantages :

-             Otoritas dan tanggung jawab yang jelas

-             Meningkatkan komunikasi

-             Integrasi tingkat tinggi

Disadvantages :

-             Isolasi projek

-             Duplikasi usaha

-             projectitis

3.                  Matrix organization

Advantages :

-             Integrasi tingkat tinggi

-             Meningkatkan komunikasi

-             Meningkatkan fokus projek

Disadvantages :

-             Berpotensi terjadinya konflik

-             Response time yang lama

Stakeholders : Individu, grup, ataupun organisasi yang memiliki hak atas hasil dari suatu projek

Stakeholder analysis :

-          Mengembangkan daftar stakeholder yang memiliki kepentingan atas sukses atau tidaknya suatu projek

-          Identifikasi kepentingan stakeholder atas projek

-          Tentukan tingkat pengaruh dari tiap stakeholder dalam skala 0-10

-          Tetapkan peran untuk tiap stakeholder

-          Identifikasi tujuan untuk setiap stakeholder

-          Identifikasi strategi untuk setiap stakeholder

Peran projek manager :

-          Peran managerial

-          Peran kepemimpinan

Atribut projek manager :

-          Kemampuan untuk berkomunikasi

-          Kemampuan untuk mencapai kesepakatan

-          Kemampuan untuk membuat dan mempertahankan hubungan

-          Kemampuan untuk mengorganisir

Jenis-jenis Kelompok :

a.      Work groups

-          Anggota berinteraksi untuk berbagi informasi, praktek dan ide yang terbaik

-          Tidak ada pembagian kinerja, berbagi pekerjaan untuk satu produk, dan persamaan akuntabilitas

b.      Pseudo teams

-          Merupakan jenis kelompok yang terlemah

-          Tidak berfokus pada kinerja kolektif dan tidak berusaha untuk mencapainya

-          Tidak membentuk tujuan yang sama

-          Membingungkan dan perilaku disfungsional

c.       Potential teams

-          Potensi kerja yang signifikan

-          Membutuhkan kejelasan yang lebih mengenai tujuan, sasaran, dan pendekatan umum

d.      Real teams

Kondisinya :

-          Jumlah anggota sedikit

-          Keterampilan yang saling melengkapi

-          Berkomitmen untuk tujuan yang sama

-          Tujuan dan pendekatan yang umum

-          Bertanggung jawab

e.      High performance teams

Gabungan keseluruhan kondisi dari real team ditambah komitmen anggota yang lebih dalam dan melakukan keseluruhan dari ekspektasi

Learning cycle

1. Pemahaman masalah
2. Perencanaan
3. Pelaksanaan
4. Evaluasi dan pembelajaran

The Project Charter

THE PROJECT CHARTER

Project Integration Management membuat pilihan tentang alokasi sumber daya, membuat trade-off antara tujuan dan alternative, mengelola ketergantungan antara knowledge area dari projek manajemen

Project integration process :

1.       Mengembangkan Project Charter

2.       Mengembangkan Project Management Plan

3.       Melangsungkan dan mengatur Project Execution

4.       Mengawasi dan mengontrol pengerjaan projek

5.       Melakukan integrasi perubahan kontrol

6.       Menutup projek atau tahap

Project Management Process Groups :

1. Initiating

Menandai dibukanya suatu projek atau tahap

2. Planning

Mendukung perencanaan keseluruhan projek dan tiap tahapnya

3. Executing

Berfokus pada integrasi karyawan dan sumberdaya untuk menjalankan aktivitas dari projek sesuai dengan rencana

4. Monitoring and controlling

Mengatur dan mengukur perkembangan dari projek

5. Closing

Menyediakan serangkaian proses yang menerima produk dari proje

Pendekatan dalam mengimplementasikan SDLC :

1. Structured development approach

Menekankan aliran sekuensial  dalam kegiatan pengembangan software, lebih cocok untuk sistem yang besar dan kompleks

2. Iterative development approach

Berfokus pada memperpendek SDLC dalam menentukan gagasan terhadap persyaratan yang sulit dijelaskan dan dapat berubah dari waktu ke waktu

Pendekatan iterative dalam pengembangan sistem :

1. Rapid application development

Upaya untuk memadatkan seluruh akitivitas SDLC menjadi serangkaian iterasi pendek atau siklus pengembangan

2. Prototyping

User dan developer bekerjasama untuk mengembangkan produk setengah jadi ataupun yang sudah berfungsi sepenuhnya dengan tujuan untuk mengembangkan ataupun memperbaiki spesifikasi kebutuhan sistem

3. Spiral development

Membagi proyek software menjadi beberapa proyek mini yang menangani satu atau lebih resiko utama

4. Agile system development

Release dikembangkan menjadi beberapa iterasi

The Project Charter

Menyediakan rencana taktis untuk melaksanakan proyek dan menyediakan kerangka kerja suatu proyek, berfungsi sebagai kontrak antara sponsor dan tim proyek

Peran project charter :

-          Dokumentasikan proyek MOV

-          Mendefinisikan infrastruktur proyek

-          Merangkum rincian rencana proyek

-          Mendefinisikan peran dan tanggung jawab

-          Menunjukkan komitmen yang jelas untuk proyek

-          Menetapkan mekanisme kontrol proyek

Yang harus ada pada project charter :

1. Project ID
2. Project Stakeholders
3. Project Description
4. MOV
5. Project Scope
6. Project Schedule (summary)
7. Project Budget (summary)
8. Quality standards/requirements
9. Resources
10. Assumptions & Risks
11. Project Administration
12. Acceptance and Approval
13. References
14. Terminology

OVERVIEW OF IT PROJECT MANAGEMENT

IT Project merupakan investasi perusahaan yang membutuhkan :

-          Waktu

-          Uang

-          Berbagai sumber daya seperti sumber daya manusia, teknologi, fasilitas, dll

IT project management

                Adalah disiplin baru yang mengupayakan pembuatan IT project menjadi lebih sukses dan mengkombinasikan project management tradisional dengan manajemen sistem informasi

Yang menyebabkan kegagalan IT Projects pada umumnya adalah perubahan pada teknologi, model bisnis dan pasar yang terjadi dengan cepat sehingga projek yang penyelesaiannya memakan waktu lebih dari setahun dapat menjadi out of date pada saat projek tersebut selesai

Meningkatkan kemungkinan kesuksesan pada IT Project

-          A value-driven approach

IT Project harus memberikan nilai bagi perusahaan

-          Socio-technical approach

-          Project management approach

Terdiri dari metodologi tentang proses dan infrastruktur, sumber daya, ekspektasi, kompetisi, efesiensi dan efektivitas

-          Knowledge management approach

Menyerap pelajaran yang diterima, melakukan praktek dan berbagi pengetahuan

Project : Pekerjaan temporer yang dilakukan untuk membuat suatu produk yang unik, layanan, ataupun suatu hasil yang diinginkan

Project management : Pengaplikasian dari pengetahuan, skills, tools, dan teknik dalam aktivitas projek dengan tujuan untuk mencapai kebutuhan projek

Project manager : Seseorang yang ditugaskan dalam perusahaan untuk mencapai tujuan dari projek

Project Attributes :

-          Time frame

-          Purpose

-          Ownership

-          Resources (triple constraints)

-          Roles

-          Risk and assumptions

-          Interdependent task

-          Planned organizational change

-          Operate in environments larger than the project itself

The triple constraint :

 

Extreme Project Management (XPM)

Pendeketan dan filosofi baru pada projek manajemen yang meningkat menjadi lebih terkenal dan sering digunakan pada saat ini

Project Managemend Body of Knowledge (PMBOK) Areas

Satu set tindakan dan kegiatan yang saling terkait yang dilakukan untuk mencapai produk, hasil atau layanan yang belum spesifik