HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN CABANG (HOME OFFICE & BRANCH RELATIONSHIPS)

Penggunaan tenaga penjual dalam rangka perluasan daerah pemasaran seringkali kurang berhasil, hal tersebut disebabkan :

-         Jarak tempuh yang cukup jauh sehingga tidak efisien bagi salesman untuk menguasai daerah pemasaran yang berada diluar jangkauannya

-         Perbedaan budaya antara kantor pusat dengan kantor cabang yang tidak diakomodasi oleh manajemen

Apabila penggunaan tenaga salesman, katalog tidak memberikan hasil yang diinginkan, maka pembentukan organisasi pusat penjualan di beberapa daerah (kantor perwakilan/agency atau kantor cabang /branch) merupakan alternatif yang paling tepat sebagai sarana pencapaian tujuan pemasaran karena :

-         Konsumen dapat berkomunikasi secara cepat dengan perusahaan, sehingga kendala yang menghambat dapat diatasi secara cepat

-         Karyawan kantor perwakilan / cabang biasanya direkrut dari daerah setempat yang menguasai budaya daerah tersebut

AGENCY & BRANCH DISTINGUISHED (PERBEDAAN ANTARA PERWAKILAN DENGAN CABANG)

Keterangan	Agency	Branch
1.     Penjualan kepada pihak ketiga dilaksanakan oleh 2.     Persediaan barang dagangan 3.     Syarat penjualan 4.     Beban operasional & modal kerja ditentukan	Kantor pusat Tidak memiliki tetapi barang contoh / sample Ditentukan Kantor pusat KP dan tidak mengelola beban operasional kecuali kas kecil	Cabang Memiliki Ditentukan Cabang Cabang mengelola penjualan serta beban operasional termasuk kas

OPERATIONS & ACCOUNTING FOR AN AGENCY

Agency / kantor perwakilan / agen merupakan organisasi penjualan didaerah yang berada dibawah pengawasan langsung kantor pusat dalam membantu kelancaran pemasaran didaerah tersebut.

Kegiatan operasional perwakilan dibiayai dengan dana yang dikirim dari kantor pusat dan dikelola dengan sistem dana kas kecil tetap (imprest fund). Agen tidak menyelenggarakan akuntansi, namun hanya administrasi kas kecil yang mempertanggung-jawabkan dana kas yang diberikan. Apabila dana kas kecil sudah melewati batas minimun, maka agen/agency mengirimkan permintaan pengisian kembali kas kecil dengan dilampiri oleh bukti2 pengeluaran.

Catatan akuntansi agen dikelola oleh kantor pusat dengan dua alternative :

1.    Laba-rugi operasional agen tidak terpisah (digabungkan) dengan kantor pusat (pendapatan & biaya agen dicatat dalam perkiraan pendapatan & biaya kantor pusat   ----- digabung dalam satu perkiraan sehingga laba-rugi agen tidak dapat diketahui secara cepat)

2.    Laba-rugi agen terpisah dari operasional kantor pusat dengan menyelenggarakan perkiraan kantor perwakilan / agen (dicatat secara terpisah). Contoh :

-         Penjualan – agen Bandung

-         Harga pokok penjualan – agen Bandung

-         Biaya gaji – agen Bandung

-         Biaya promosi – agen Bandung

-         Pengiriman barang dagang – agen Bandung

-         Kas kecil – agen Bandung

-         Laba-rugi – agen Bandung (ditutup keperkiraan ikhtisar laba-rugi kantor pusat)

Contoh : PT. Bintang yang berkantor pusat di Jakarta mendirikan kantor perwakilan / agen di kota Medan. Pembukuan transaksi agen dibukukan secara terpisah oleh kantor pusat. Berikut transaksi selama bulan Maret 2002 sbb:

 

Agency Transaction	Home office books
March 1 Receipt of working fund from home office	Working fund – Medan agency .. 1.000      Cash  ……………………………… 1.000
March 1 – 31 Orders submitted by agency, approved & filled by home office	Account receivable  ……………  5.000      Sales – Medan agency …………… 5.000
Collection by home office on agency sales	Cash  …………………………..   3.000      Account receivable ………………. 3.000
Disbursements by home office on behalf of agency	Salaries & commissions expense- Medan agency …………………    250 Rent expense – Medan agency .    200 Advertising supplies–Medan ag.   450      Cash ……………………………….    450
March 31 Replenishment of working fund by home office, based on paid expense vouchers submitted by the agency	Salaries & commissions expense- Medan agency …………………    350 Misc. expense – Medan agency .   200      Cash ……………………………….    550
Entries summarizing agency transactions – data for agency adjustments : Cost of goods identified with agency sales $ 3.500. Advertising supplies on hand, approximately 2/3 of amount received	Cost of goods sold-Medan Ag. … 3.500     Merchandise shipments-MA … …  3.500 Advert. Supplies exp – MA    …… 150     Advert. Supplies – Medan Ag.    ……150 Sales – Medan agency ………     5.000     Income – Medan agency  ………… 5.000 Income – Medan agency ………   4.650          Cost of goods sold – Medan ……… 3.500     Salaries & Commissions exp –MA ..  600      Rent exp – Medan Agency ………… 200     Advertising supplies exp – MA ……  150     Misc. expense – Medan agency  …..   200 Income – Medan Agency  ………..  350     Income summary …………………     350

OPERATIONS & ACCOUNTING FOR BRANCHES

Meskipun suatu cabang di-operasikan sebagai unit usaha yang terpisah (separate business unit) – membuka rekening di bank, memiliki persediaan, melakukan pembelian dari luar, menyelenggarakan pembukuan sendiri, namun tetap dibawah kendali kantor pusat, tingkat kemandirian suatu cabang tergantung dari kebijakan kantor pusat terutama dikaitkan dengan efektifitas & efisiensi serta pengendalian operasional.

Akuntansi antara kantor pusat dan cabang dihubungkan dengan perkiraan silang (reciprocal accounts) sbb :

Kantor Pusat	Kantor Cabang
Perkiraan “Branch” Perkiraan “Shipment to Branch” Perkiraan “Pendapatan Bunga”	Perkiraan “Home Office” Perkiraan “ Shipment from HO” Perkiraan “ Biaya Bunga”

HO = Home Office

Pada akhir periode kantor cabang menyusun laporan keuangan (financial statements) dan disampaikan kepada kantor pusat, kemudian kantor pusat menyusun laporan gabungan (combined financial statements) dengan meng-eliminasi perkiraan silang pada laporan kertas kerja (working papers/work sheets).

Contoh : Dalam rangka pengembangan daerah pemasaran di Jawa- Tengah pada tanggal 1 Oktober PT. Sejahtera di Jakarta membentuk kantor cabang di kota Solo. Kantor pusat membebani cabang Solo bunga atas investasi awal sebesar 6%. Pencatatan aktiva tetap untuk Furniture & Fixture diselenggarakan di kantor pusat. Pembukuan ditutup setiap akhir bulan. Berikut transaksi selam bulan Oktober 2002 :

Branch Trasactions	Home Office Books	Branch Books
October 1 (1) Receipt of cash from HO	Branch Solo …… …6.000    Cash ……………..… 6.000	Cash ……………… 6.000    Home Office ………  6.000
(2) Receipt of merchandise from home office, billing at cost	Branch Solo …….. 12.000    Shipment to branch –    Solo ……………….. 12.000	Shipment from HO .12.000    Home office ………. 12.000
(3) Purchase of F & F by branch for cash, the asset to be carried on the HO books	Furniture & Fixtures Branch Solo ……..  3.000    Branch Solo ……….. 3.000	Home office ……… 3.000     Cash ………………. 3.000
October 2 – 31 (4) (a) Sales on account (b) Collections on account	-	Account Receivable . 6.500     Sales ………………. 6.500 Cash ………………. 3.500    Accounts receivable . 3.500
(5) Payment of expenses	-	Salaries & Commissions Expenses ………….    400 Rent expense  ……..   200 Miscelaneous exp …   150     Cash ………………… 750
(6) Remittance to home office	Cash ……………... 2.000     Branch Solo ………. 2.000	Home Office ……..  2.000    Cash ……………….. 2.000
(7) Branch charges submitted by home office : (a) Insurance on branch assets …………………      35 (b) Depreciation of F&F   50 (c) Taxes on branch asset 25 (d) Advertising ……….. 300 (e) Interest at 6% for one month on investment in branch onOct 1,  18.000    90	Branch Solo ………  500    Prepaid insurance ……  35    Acc. Depr F&F Branch    Solo ……………………  50    Taxes payable ………..   25    Advertising expense ..  300    Interest income Branch Solo ……………………     90	Insrance exp ………   35 Depr. Exp F&F …...   50 Taxes expense …..…  25 Advertising exp …..  300 Interest expense HO . 90     Home office ………… 500
(8) Adjusting & closing entries – data for branch adjustments :    Merchandise inventory Oct 31  ……………… 8.400	Branch Solo ….… 1.650    Branch Solo Income. 1.650 Branch Solo income . 1.650    Income summary …..1.650	Merch. Inventory .. 8.400    Income summary …. 8.400 Sales  ……………..  6.500     Income summary … 6.500 Income summary . 13.250    Shipments fr HO … 12.000    Salaries & commi–    Ssions expense ……..    400    Rent expense ……….    200    Misc. expense ………    150    Insurance expesne …      35    Depr. Exp F&F …….     50    Taxes expense ………     25    Advertising expense .    300    Interest exp. HO ……    90 Income summary … 1.650     Home office ……….. 1.650

Penyusunan laporan keuangan gabungan (combined financial statements) PT. Sejahtera adalah sbb :

PT. SEJAHTERA

WORK SHEET FOR COMBINED BALANCE SHEET

OCTOBER 31, 2002

	Home Office	Branch Solo	Eliminations		Consolidated B/S
			Dr.	Cr.
Cash Accounts receivable Merchandise inventory Prepaid insurance Branch Solo Furniture & Fixtures, Home Office Furniture & Fixtures, Branch Solo	6.250 18.000 30.000 150 15.150 14.000 3.000	3.750 3.000 8.400		15.150	10.000 21.000 38.400 150 14.000 3.000
	86.550	15.150			86.550
Acc. Depreciation – FF-HO Acc. Depreciation – FF-Branch Accounts payable Taxes payable Home office Capital stock Retained earnings	9.100 50 23.300 200 25.000 28.900	15.150	15.150		9.100 50 23.300 200 25.000 28.900
	86.550	15.150	15.150	15.150	86.550

PT. SEJAHTERA

COMBINED BALANCE SHEET FOR HOME OFFICE & BRANCH

OCTOBER 31, 2002

Assets		Liabilities & Stockholders’ Equity
Cash Accounts receivable Merch. Inventory Prepaid insurance Furniture & fixtures   Less Acc. Depreciation	10.000 21.000 38.400 150 17.000 (9.150)	Accounts payable Taxes payable Capital stock Retained earnings	23.300 200 25.000 28.900
Total Assets	77.400	Total Liabilities & SHE	77.400

PT. SEJAHTERA

WORK SHEET FOR COMBINED INCOME STATEMENT

FOR MONTH ENDED OCTOBER 31, 2002

	Home Office	Branch Solo	Eliminations		Consolidated I/S
			Dr.	Cr.
Sales	24.000	6.500			30.500
Cost of goods sold : -         Merchandise inventory Oct, 1 -         Purchases -         Shipments from Home Office	38.000 16.000	12.000		12.000	38.000 16.000
-         Less shipments to branch Solo	54.000 12.000		12.000		54.000
-         Merchandise available for sale -         Less merchandise inventory Oct. 31	42.000 30.000	12.000 8.400			54.000 38.400
Cost of goods sold	12.000	3.600			15.600
Gross profit	12.000	2.900			14.900
Expenses : -         Salaries & commissions expense -         Rent expense -         Advertising expense -         Depreciation expense – furn. & fixt. -         Insurance expense -         Taxes expense -         Miscelaneous expense	1.900 1.000 800 400 250 150 1.450	400 200 300 50 35 25 150			2.300 1.200 1.100 450 285 175 1.600
Total expenses	5.950	1.160			7.110
Operating Income Add interest income, Branch Solo Deduct interest expense, HO	6.050 90	1.740 90	90	90	7.790
Net Income	6.140	1.650	12.090	12.090	7.790

PT. Sejahtera

Combined Income Statement for Home Office & Branch

For Month Ended October 31, 2002

Sales		30.500
Cost of goods sold : -         Merchandise inventory, October 1 -         Purchases	38.000 16.000
-         Merchandise available for sale -         Less merchandise inventory, October 31	54.000 38.400	15.600
Gross Profit		14.900
Expenses : -         Salaries & commissions expense -         Rent expense -         Advertising expense -         Depreciation expense – furniture & fixture -         Insurance expense -         Taxes expense -         Miscelaneous expense	2.300 1.200 1.100 450 285 175 1.600	7.110
Net Income		7.790

Note : Sebelum kertas kerja disusun, maka perkiraan-perkiraan reciprocal harus di rekonsiliasi.

HOME OFFICE AND BRANCH RELATIONSHIPS – SPECIAL PROBLEMS

Ada 3 (tiga) masalah khusus yang tidak dibahas dalam bab Hubungan antara kantor pusat & kantor cabang sebelumnya dan membutuhkan perlakuan akuntansi yang khusus pula, yaitu :

1.    Transfer Kas Antar Cabang (Interbranch Transfer of Cash)

2.    Transfer Barang Dagang Antar Cabang (Interbranch Transfer of Merchandise)

3.    Transfer Barang Dagang ke Cabang Dengan Harga Diatas / selain Dari Harga Pokok (Branch Billing At Amount Other Than Cost)

INTERBRANCH TRANSFER OF CASH

Transfer kas antar cabang pada prinsipnya tidak diperbolehkan karena akan menyulitkan kantor pusat dalam mengendalikan cabang – cabang yang dikendalikannya dari sudut internal control. Namun ditinjau dari sudut efisiensi, maka transfer kas antar cabang dapat dilakukan dengan syarat administrasi pembukuan transfer tersebut harus melalui kantor pusat.

Contoh : PT. Angin Mamiri yang berkantor pusat di Jakarta mempunyai cabang di Semarang (Smg) dan Surabaya (Sby). Atas instruksi kantor pusat, cabang Semarang mengirim uang tunai ke cabang Surabaya. Jurnal yang dibutuhkan adalah sbb :

Home Office	Branch Semarang	Branch Surabaya
Branch Sby ………. 1.000     Branch Smg ……….. 1.000	Home office  ……. 1.000     Cash ……………….. 1.000	Cash …………....  1.000     Home office ……….  1.000

Note : setiap cabang tidak boleh memiliki R/K ke cabang lain

INTERBRANCH TRANSFERS OF MERCHANDISE

Transfer barang dagang antar cabang pada dasarnya mempunyai perlakuan akuntansi yang sama dengan transfer kas antar cabang, dimana setiap transfer harus melalui kantor pusat pembukuannya. Disamping itu setiap cabang dibebani biaya angkut yang normal (biaya angkut dari kantor pusat ke cabang yang menerima barang), setiap kelebihan pembayaran biaya angkutan akibat transfer antar cabang dibebani ke kantor pusat dengan perkiraan Biaya angkut transfer barang antar cabang “excess freight on interbranch transfers of merchandise”

Contoh : PT. Jaya Sakti yang berkantor pusat di Jakarta mengirimkan barang dagang ke cabang Semarang dengan harga Rp 4.500,- dengan ongkos angkut Rp 600,-. Keesokan harinya kantor pusat menginstruksikan cabang Semarang untuk mengirimkan barang yang diterimanya kecabang Surabaya. Cabang Semarang membayar ongkos angkut ke Surabaya sebesar Rp 450,-. Ongkos angkut normal Jakarta – Surabaya sebesar Rp 650,-. Selisih biaya transportasi sebesar Rp 400,- dibebankan ke kantor pusat. Jurnal yang dibutuhkan adalah sbb :

Home Office	Branch Semarang	Branch Surabaya
Branch Smg ………. 5.100     Shipment to Smg ….  4.500     Cash ……………….     600 Shipment to Smg …. 4.500    Shipment to Sby …… 4.500 Branch Sby ………  5.150 Excess freight inter – Branch transfer  ….   400    Branch Smg ………..  5.550	Shipment from HO .. 4.500 Freight in …………..    600    Home office ………..  5.100 Home office ……….. 5.550    Shipment fr HO …… 4.500    Freight in …………..     600    Cash ………………..     450	Shipment from HO ..4.500 Freight in …………..   650    Home office ……….  5.150

 

BRANCH BILLING AT AMOUNTS OTHER THAN COST

Untuk membiayai pengeluaran operasional dan investasi kantor cabang, maka biasanya kantor pusat memfaktur barang yang dikirim ke cabang dengan harga diatas harga pokok. Ada 2 metode dalam memfaktur cabang dengan harga diatas harga pokok :

1.    Harga Faktur dengan harga arbitrase (Billing at an arbitrary rate above cost). Dalam metode ini harga arbitrase biasanya ditentukan dengan menambah harga pokok dengan biaya yang dikeluarkan oleh cabang untuk memperoleh barang dari pusat sampai ke konsumen.

2.    Harga faktur sesuai  harga eceran (Billing at retail sales price).

Pada akhir periode perkiraan unrealized intercompany inventory profit disesuaikan dengan realisasi barang yang sudah dijual oleh cabang secara proporsional

Contoh : Barang dengan harga pokok Rp 10.000,- difaktur ke cabang dengan harga Rp 12.000,- atau 20%  diatas harga pokok. Pada akhir bulan melaporkan laba sebesar Rp 5.000,- dan sisa persediaan yang berasal dari kantor pusat sebesar Rp 8.400,-. Jurnal yang dibutuhkan adalah sbb :

Home office books	Branch books
Branch – Solo …………….  12.000     Shipment to branch Solo ……..     10.000     Unrealized intercompany in-     Ventory profit ………………….     2.000	Shipment from HO ………… 12.000     Home office …………………….. 12.000
Branch Solo ………………..  5.000     Branch Solo income ……………    5.000	Income summary ……………  5.000     Home office …………………….   5.000
Unrealized intercompany in- Ventory profit ……………….. 600      Branch Solo Income ……………     600
Branch Solo Income ………  5.600      Income summary ……………….  5.600

 

Pada akhir periode , pada saat penyusunan kertas kerja / neraca lajur combined financial statements, maka selisih unrealized harus di eliminasi sbb :

·       Untuk persediaan cabang yang terlalu tinggi di-eliminasi dengan jurnal sbb :

Dr. Unrealized intercompany inventory profit  …  XXXXX

      Cr. Merchandise inventory – at beginning  ……….. XXXXX

Dr. Unrealized intercompany inventory profit ….  XXXXX

      Cr. Shipment from home office …………………..  XXXXX