Tuesday, April 28, 2015

HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN CABANG (HOME OFFICE & BRANCH RELATIONSHIPS)

Penggunaan tenaga penjual dalam rangka perluasan daerah pemasaran seringkali kurang berhasil, hal tersebut disebabkan :

-         Jarak tempuh yang cukup jauh sehingga tidak efisien bagi salesman untuk menguasai daerah pemasaran yang berada diluar jangkauannya

-         Perbedaan budaya antara kantor pusat dengan kantor cabang yang tidak diakomodasi oleh manajemen

Apabila penggunaan tenaga salesman, katalog tidak memberikan hasil yang diinginkan, maka pembentukan organisasi pusat penjualan di beberapa daerah (kantor perwakilan/agency atau kantor cabang /branch) merupakan alternatif yang paling tepat sebagai sarana pencapaian tujuan pemasaran karena :

-         Konsumen dapat berkomunikasi secara cepat dengan perusahaan, sehingga kendala yang menghambat dapat diatasi secara cepat
-         Karyawan kantor perwakilan / cabang biasanya direkrut dari daerah setempat yang menguasai budaya daerah tersebut

AGENCY & BRANCH DISTINGUISHED (PERBEDAAN ANTARA PERWAKILAN DENGAN CABANG)

Keterangan
Agency
Branch
1.     Penjualan kepada pihak ketiga dilaksanakan oleh

2.     Persediaan barang dagangan

3.     Syarat penjualan

4.     Beban operasional & modal kerja ditentukan
Kantor pusat


Tidak memiliki tetapi barang contoh / sample

Ditentukan Kantor pusat

KP dan tidak mengelola beban operasional kecuali kas kecil
Cabang


Memiliki


Ditentukan Cabang

Cabang mengelola penjualan serta beban operasional termasuk kas

OPERATIONS & ACCOUNTING FOR AN AGENCY

Agency / kantor perwakilan / agen merupakan organisasi penjualan didaerah yang berada dibawah pengawasan langsung kantor pusat dalam membantu kelancaran pemasaran didaerah tersebut.

Kegiatan operasional perwakilan dibiayai dengan dana yang dikirim dari kantor pusat dan dikelola dengan sistem dana kas kecil tetap (imprest fund). Agen tidak menyelenggarakan akuntansi, namun hanya administrasi kas kecil yang mempertanggung-jawabkan dana kas yang diberikan. Apabila dana kas kecil sudah melewati batas minimun, maka agen/agency mengirimkan permintaan pengisian kembali kas kecil dengan dilampiri oleh bukti2 pengeluaran.

Catatan akuntansi agen dikelola oleh kantor pusat dengan dua alternative :

1.    Laba-rugi operasional agen tidak terpisah (digabungkan) dengan kantor pusat (pendapatan & biaya agen dicatat dalam perkiraan pendapatan & biaya kantor pusat   ----- digabung dalam satu perkiraan sehingga laba-rugi agen tidak dapat diketahui secara cepat)

2.    Laba-rugi agen terpisah dari operasional kantor pusat dengan menyelenggarakan perkiraan kantor perwakilan / agen (dicatat secara terpisah). Contoh :
-         Penjualan – agen Bandung
-         Harga pokok penjualan – agen Bandung
-         Biaya gaji – agen Bandung
-         Biaya promosi – agen Bandung
-         Pengiriman barang dagang – agen Bandung
-         Kas kecil – agen Bandung
-         Laba-rugi – agen Bandung (ditutup keperkiraan ikhtisar laba-rugi kantor pusat)
Contoh : PT. Bintang yang berkantor pusat di Jakarta mendirikan kantor perwakilan / agen di kota Medan. Pembukuan transaksi agen dibukukan secara terpisah oleh kantor pusat. Berikut transaksi selama bulan Maret 2002 sbb:
 
Agency Transaction
Home office books
March 1
Receipt of working fund from home office
Working fund – Medan agency .. 1.000
     Cash  ……………………………… 1.000
March 1 – 31
Orders submitted by agency, approved & filled by home office
Account receivable  ……………  5.000
     Sales – Medan agency …………… 5.000
Collection by home office on agency sales
Cash  …………………………..   3.000
     Account receivable ………………. 3.000
Disbursements by home office on behalf of agency
Salaries & commissions expense-
Medan agency …………………    250
Rent expense – Medan agency .    200
Advertising supplies–Medan ag.   450
     Cash ……………………………….    450 
March 31
Replenishment of working fund by home office, based on paid expense vouchers submitted by the agency
Salaries & commissions expense-
Medan agency …………………    350
Misc. expense – Medan agency .   200
     Cash ……………………………….    550
Entries summarizing agency transactions – data for agency adjustments :
Cost of goods identified with agency sales $ 3.500.
Advertising supplies on hand, approximately 2/3 of amount received

Cost of goods sold-Medan Ag. … 3.500
    Merchandise shipments-MA … …  3.500

Advert. Supplies exp – MA    …… 150
    Advert. Supplies – Medan Ag.    ……150

Sales – Medan agency ………     5.000
    Income – Medan agency  ………… 5.000
Income – Medan agency ………   4.650     
    Cost of goods sold – Medan ……… 3.500
    Salaries & Commissions exp –MA ..  600 
    Rent exp – Medan Agency ………… 200
    Advertising supplies exp – MA ……  150
    Misc. expense – Medan agency  …..   200

Income – Medan Agency  ………..  350
    Income summary …………………     350 

OPERATIONS & ACCOUNTING FOR BRANCHES

Meskipun suatu cabang di-operasikan sebagai unit usaha yang terpisah (separate business unit) – membuka rekening di bank, memiliki persediaan, melakukan pembelian dari luar, menyelenggarakan pembukuan sendiri, namun tetap dibawah kendali kantor pusat, tingkat kemandirian suatu cabang tergantung dari kebijakan kantor pusat terutama dikaitkan dengan efektifitas & efisiensi serta pengendalian operasional.

Akuntansi antara kantor pusat dan cabang dihubungkan dengan perkiraan silang (reciprocal accounts) sbb :

Kantor Pusat
Kantor Cabang
Perkiraan “Branch”
Perkiraan “Shipment to Branch”
Perkiraan “Pendapatan Bunga”
Perkiraan “Home Office”
Perkiraan “ Shipment from HO”
Perkiraan “ Biaya Bunga”           
HO = Home Office

Pada akhir periode kantor cabang menyusun laporan keuangan (financial statements) dan disampaikan kepada kantor pusat, kemudian kantor pusat menyusun laporan gabungan (combined financial statements) dengan meng-eliminasi perkiraan silang pada laporan kertas kerja (working papers/work sheets).

Contoh : Dalam rangka pengembangan daerah pemasaran di Jawa- Tengah pada tanggal 1 Oktober PT. Sejahtera di Jakarta membentuk kantor cabang di kota Solo. Kantor pusat membebani cabang Solo bunga atas investasi awal sebesar 6%. Pencatatan aktiva tetap untuk Furniture & Fixture diselenggarakan di kantor pusat. Pembukuan ditutup setiap akhir bulan. Berikut transaksi selam bulan Oktober 2002 :



Branch Trasactions

Home Office Books

Branch Books
October 1
(1) Receipt of cash from HO
Branch Solo …… …6.000
   Cash ……………..… 6.000
Cash ……………… 6.000
   Home Office ………  6.000
(2) Receipt of merchandise from home office, billing at cost
Branch Solo …….. 12.000
   Shipment to branch –
   Solo ……………….. 12.000
Shipment from HO .12.000
   Home office ………. 12.000
(3) Purchase of F & F by branch for cash, the asset to be carried on the HO books
Furniture & Fixtures
Branch Solo ……..  3.000
   Branch Solo ……….. 3.000
Home office ……… 3.000
    Cash ………………. 3.000
October 2 – 31
(4) (a) Sales on account

(b) Collections on account
-
Account Receivable . 6.500
    Sales ………………. 6.500

Cash ………………. 3.500
   Accounts receivable . 3.500
(5) Payment of expenses
-
Salaries & Commissions
Expenses ………….    400
Rent expense  ……..   200
Miscelaneous exp …   150
    Cash ………………… 750
(6) Remittance to home office
Cash ……………... 2.000
    Branch Solo ………. 2.000
Home Office ……..  2.000
   Cash ……………….. 2.000
(7) Branch charges submitted by home office :
(a) Insurance on branch assets …………………      35
(b) Depreciation of F&F   50
(c) Taxes on branch asset 25
(d) Advertising ……….. 300
(e) Interest at 6% for one month on investment in branch onOct 1,  18.000    90
Branch Solo ………  500
   Prepaid insurance ……  35
   Acc. Depr F&F Branch
   Solo ……………………  50
   Taxes payable ………..   25
   Advertising expense ..  300
   Interest income Branch
Solo ……………………     90        
Insrance exp ………   35
Depr. Exp F&F …...   50
Taxes expense …..…  25
Advertising exp …..  300
Interest expense HO . 90
    Home office ………… 500  
(8) Adjusting & closing entries – data for branch adjustments :
   Merchandise inventory Oct 31  ……………… 8.400

















Branch Solo ….… 1.650
   Branch Solo Income. 1.650

Branch Solo income . 1.650
   Income summary …..1.650
Merch. Inventory .. 8.400
   Income summary …. 8.400

Sales  ……………..  6.500
    Income summary … 6.500



Income summary . 13.250
   Shipments fr HO … 12.000
   Salaries & commi–
   Ssions expense ……..    400
   Rent expense ……….    200
   Misc. expense ………    150
   Insurance expesne …      35
   Depr. Exp F&F …….     50
   Taxes expense ………     25
   Advertising expense .    300
   Interest exp. HO ……    90

Income summary … 1.650
    Home office ……….. 1.650      

Penyusunan laporan keuangan gabungan (combined financial statements) PT. Sejahtera adalah sbb :

PT. SEJAHTERA

WORK SHEET FOR COMBINED BALANCE SHEET
OCTOBER 31, 2002

Home
Office
Branch
Solo
Eliminations
Consolidated B/S
Dr.
Cr.
Cash
Accounts receivable
Merchandise inventory
Prepaid insurance
Branch Solo
Furniture & Fixtures, Home Office
Furniture & Fixtures, Branch Solo
6.250
18.000
30.000
150
15.150
14.000
3.000
3.750
3.000
8.400













15.150
10.000
21.000
38.400
150

14.000
3.000

86.550
15.150


86.550
Acc. Depreciation – FF-HO
Acc. Depreciation – FF-Branch
Accounts payable
Taxes payable
Home office
Capital stock
Retained earnings
9.100
50
23.300
200

25.000
28.900




15.150




15.150

9.100
50
23.300
200

25.000
28.900

86.550
15.150
15.150
15.150
86.550


PT. SEJAHTERA

COMBINED BALANCE SHEET FOR HOME OFFICE & BRANCH
OCTOBER 31, 2002
Assets
Liabilities & Stockholders’ Equity
Cash
Accounts receivable
Merch. Inventory
Prepaid insurance
Furniture & fixtures
  Less Acc. Depreciation
10.000
21.000
38.400
150
17.000
(9.150)
Accounts payable
Taxes payable

Capital stock
Retained earnings
23.300
200

25.000
28.900

Total Assets
77.400
Total Liabilities & SHE
77.400

PT. SEJAHTERA

WORK SHEET FOR COMBINED INCOME STATEMENT
FOR MONTH ENDED OCTOBER 31, 2002

Home
Office
Branch
Solo
Eliminations
Consolidated I/S
Dr.
Cr.
Sales
24.000
6.500


30.500
Cost of goods sold :
-         Merchandise inventory Oct, 1
-         Purchases
-         Shipments from Home Office

38.000
16.000




12.000







12.000

38.000
16.000


-         Less shipments to branch Solo
54.000
12.000


12.000

54.000

-         Merchandise available for sale
-         Less merchandise inventory Oct. 31
42.000
30.000
12.000
8.400



54.000
38.400
Cost of goods sold
12.000
3.600


15.600
Gross profit
12.000
2.900


14.900
Expenses :
-         Salaries & commissions expense
-         Rent expense
-         Advertising expense
-         Depreciation expense – furn. & fixt.
-         Insurance expense
-         Taxes expense
-         Miscelaneous expense

1.900
1.000
800
400
250
150
1.450

400
200
300
50
35
25
150



2.300
1.200
1.100
450
285
175
1.600
               Total expenses
5.950
1.160


7.110
Operating Income
Add interest income, Branch Solo
Deduct interest expense, HO
6.050
90
1.740

90

90


90
7.790
Net Income
6.140
1.650
12.090
12.090
7.790



PT. Sejahtera
Combined Income Statement for Home Office & Branch
For Month Ended October 31, 2002
Sales

30.500
Cost of goods sold :
-         Merchandise inventory, October 1
-         Purchases

38.000
16.000



-         Merchandise available for sale
-         Less merchandise inventory, October 31
54.000
38.400

15.600
Gross Profit

14.900
Expenses :
-         Salaries & commissions expense
-         Rent expense
-         Advertising expense
-         Depreciation expense – furniture & fixture
-         Insurance expense
-         Taxes expense
-         Miscelaneous expense

2.300
1.200
1.100
450
285
175
1.600







7.110
Net Income

7.790

Note : Sebelum kertas kerja disusun, maka perkiraan-perkiraan reciprocal harus di rekonsiliasi.


HOME OFFICE AND BRANCH RELATIONSHIPS – SPECIAL PROBLEMS


Ada 3 (tiga) masalah khusus yang tidak dibahas dalam bab Hubungan antara kantor pusat & kantor cabang sebelumnya dan membutuhkan perlakuan akuntansi yang khusus pula, yaitu :

1.    Transfer Kas Antar Cabang (Interbranch Transfer of Cash)
2.    Transfer Barang Dagang Antar Cabang (Interbranch Transfer of Merchandise)
3.    Transfer Barang Dagang ke Cabang Dengan Harga Diatas / selain Dari Harga Pokok (Branch Billing At Amount Other Than Cost)

INTERBRANCH TRANSFER OF CASH

Transfer kas antar cabang pada prinsipnya tidak diperbolehkan karena akan menyulitkan kantor pusat dalam mengendalikan cabang – cabang yang dikendalikannya dari sudut internal control. Namun ditinjau dari sudut efisiensi, maka transfer kas antar cabang dapat dilakukan dengan syarat administrasi pembukuan transfer tersebut harus melalui kantor pusat.

Contoh : PT. Angin Mamiri yang berkantor pusat di Jakarta mempunyai cabang di Semarang (Smg) dan Surabaya (Sby). Atas instruksi kantor pusat, cabang Semarang mengirim uang tunai ke cabang Surabaya. Jurnal yang dibutuhkan adalah sbb :

Home Office
Branch Semarang
Branch Surabaya
Branch Sby ………. 1.000
    Branch Smg ……….. 1.000
Home office  ……. 1.000
    Cash ……………….. 1.000
Cash …………....  1.000
    Home office ……….  1.000
Note : setiap cabang tidak boleh memiliki R/K ke cabang lain

INTERBRANCH TRANSFERS OF MERCHANDISE

Transfer barang dagang antar cabang pada dasarnya mempunyai perlakuan akuntansi yang sama dengan transfer kas antar cabang, dimana setiap transfer harus melalui kantor pusat pembukuannya. Disamping itu setiap cabang dibebani biaya angkut yang normal (biaya angkut dari kantor pusat ke cabang yang menerima barang), setiap kelebihan pembayaran biaya angkutan akibat transfer antar cabang dibebani ke kantor pusat dengan perkiraan Biaya angkut transfer barang antar cabang “excess freight on interbranch transfers of merchandise”

Contoh : PT. Jaya Sakti yang berkantor pusat di Jakarta mengirimkan barang dagang ke cabang Semarang dengan harga Rp 4.500,- dengan ongkos angkut Rp 600,-. Keesokan harinya kantor pusat menginstruksikan cabang Semarang untuk mengirimkan barang yang diterimanya kecabang Surabaya. Cabang Semarang membayar ongkos angkut ke Surabaya sebesar Rp 450,-. Ongkos angkut normal Jakarta – Surabaya sebesar Rp 650,-. Selisih biaya transportasi sebesar Rp 400,- dibebankan ke kantor pusat. Jurnal yang dibutuhkan adalah sbb :

Home Office
Branch Semarang
Branch Surabaya
Branch Smg ………. 5.100
    Shipment to Smg ….  4.500
    Cash ……………….     600

Shipment to Smg …. 4.500
   Shipment to Sby …… 4.500

Branch Sby ………  5.150
Excess freight inter –
Branch transfer  ….   400
   Branch Smg ………..  5.550
Shipment from HO .. 4.500
Freight in …………..    600
   Home office ………..  5.100

Home office ……….. 5.550
   Shipment fr HO …… 4.500
   Freight in …………..     600
   Cash ………………..     450
Shipment from HO ..4.500
Freight in …………..   650
   Home office ……….  5.150
 

BRANCH BILLING AT AMOUNTS OTHER THAN COST

Untuk membiayai pengeluaran operasional dan investasi kantor cabang, maka biasanya kantor pusat memfaktur barang yang dikirim ke cabang dengan harga diatas harga pokok. Ada 2 metode dalam memfaktur cabang dengan harga diatas harga pokok :

1.    Harga Faktur dengan harga arbitrase (Billing at an arbitrary rate above cost). Dalam metode ini harga arbitrase biasanya ditentukan dengan menambah harga pokok dengan biaya yang dikeluarkan oleh cabang untuk memperoleh barang dari pusat sampai ke konsumen.

2.    Harga faktur sesuai  harga eceran (Billing at retail sales price).

Pada akhir periode perkiraan unrealized intercompany inventory profit disesuaikan dengan realisasi barang yang sudah dijual oleh cabang secara proporsional
Contoh : Barang dengan harga pokok Rp 10.000,- difaktur ke cabang dengan harga Rp 12.000,- atau 20%  diatas harga pokok. Pada akhir bulan melaporkan laba sebesar Rp 5.000,- dan sisa persediaan yang berasal dari kantor pusat sebesar Rp 8.400,-. Jurnal yang dibutuhkan adalah sbb :

Home office books
Branch books
Branch – Solo …………….  12.000
    Shipment to branch Solo ……..     10.000
    Unrealized intercompany in-
    Ventory profit ………………….     2.000
Shipment from HO ………… 12.000
    Home office …………………….. 12.000
Branch Solo ………………..  5.000
    Branch Solo income ……………    5.000
Income summary ……………  5.000
    Home office …………………….   5.000
Unrealized intercompany in-
Ventory profit ……………….. 600
     Branch Solo Income ……………     600

Branch Solo Income ………  5.600
     Income summary ……………….  5.600

 
Pada akhir periode , pada saat penyusunan kertas kerja / neraca lajur combined financial statements, maka selisih unrealized harus di eliminasi sbb :

·       Untuk persediaan cabang yang terlalu tinggi di-eliminasi dengan jurnal sbb :

Dr. Unrealized intercompany inventory profit  …  XXXXX
      Cr. Merchandise inventory – at beginning  ……….. XXXXX

Dr. Unrealized intercompany inventory profit ….  XXXXX

      Cr. Shipment from home office …………………..  XXXXX

2 comments: